Trả lời:

Chào bạn,

Hệ thống KPI là hệ thống các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất nhân viên thông qua các số liệu, tỷ lệ phần trăm, chỉ tiêu định lượng.

Chỉ số KPI sẽ cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả như thế nào, đo lường hiệu suất, tỉ lệ tăng trưởng của toàn thể doanh nghiệp, từng bộ phận, từng nhân viên, đặc biệt KPI còn định lượng được mức độ đóng góp của mỗi cá nhân, phòng ban đối với mục tiêu hoàn thành của công ty.

Do đó, dựa vào kết quả đánh giá KPI, BGĐ có thể dễ dàng cân đối ngân sách lương thưởng. Việc khen thưởng sẽ hiệu quả hơn do doanh nghiệp đã có cơ sở để khen đúng người, thưởng đúng mức. Quan trọng không kém là việc khen thưởng cũng trở nên minh bạch vì đã có số liệu dẫn chứng rõ ràng, ngăn ngừa được những hiểu lầm, dị nghị không đáng có.

Trả lời:

Để xây dựng KPI hiệu quả, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải bắt đầu từ định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Trước tiên, cấp quản lý cần đi từ tầm nhìn, sứ mệnh và định hướng phát triển trong thời gian tới để xây dựng mục tiêu chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

- Phân chia mục tiêu chiến lược thành KPI cụ thể. Rồi từ đó phân bổ những mục tiêu công ty thành mục tiêu cho từng phòng ban và từng cá nhân. Cần đảm bảo rằng có sự thống nhất và thông suốt về các mục tiêu đề ra giữa cấp quản lý và nhân viên.

- Doanh nghiệp phải xây dựng được các tiêu chí đánh giá KPI phù hợp và chính xác với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng như mục tiêu phát triển của mỗi phòng ban, nhân viên. Chia nhỏ KPI. KPI càng được chia nhỏ, cụ thể thì quản lý và nhân viên càng dễ theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất.

- Thực hiện truyền thông một cách đầy đủ, chính xác

Việc truyền thông sẽ đảm bảo nhân viên hiểu một cách chính xác về mục tiêu và kế hoạch triển khai dự án. Thiếu sót, sai lệch thông tin sẽ ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên và tác động trực tiếp đến sự thành công của dự án

Trả lời:

Chào bạn,

Bạn có thể tận dụng nguồn tư liệu về BSC - KPI trên Internet để tham khảo. Tuy nhiên để xây dựng bộ KPI sát sao với tình hình thực tế tại doanh nghiệp bạn phải bắt đầu từ bản đồ chiến lược của công ty.

Một quy trình xây dựng KPI hoàn chỉnh bao gồm các bước sau:

1. Xây dựng KPI cấp công ty từ những mục tiêu chiến lược của Ban Giám Đốc

2. Phân chia KPI công ty xuống cấp phòng ban

3. Phân bổ KPI phòng ban đến từng nhân viên.

Việc phân chia từ trên xuống sẽ tạo được sự liên kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu công ty. Từ đó, Ban Giám Đốc sẽ dễ dàng quản lý tiến độ các mục tiêu và có những quyết định chính xác dựa trên kết quả KPI của doanh nghiệp.

Để xác định KPI cho doanh nghiệp bạn, việc đầu tiên bạn cần xác định mục tiêu của doanh nghiệp bạn trong năm trước khi xây dựng KPI.

Một số gợi ý cho mảng bán hàng:

• Doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh thu đột phá hay ổn định mức doanh thu hiện tại?

• Doanh nghiệp có dự định phát triển chuỗi cửa hàng không?

• Bao nhiêu % khách hàng mới sẽ gia tăng trong năm?

• KPI tham khảo:

• Đạt được mức thấp nhất là __ (số lượng) đơn hàng trong kênh bán hàng

• Gia tăng số lượng khách hàng mới __%

• Tăng __% doanh thu bán hàng tổng thể

• Đạt được __% tỉ lệ khách hàng tái sử dụng

Trả lời:

Nhận xét của bạn hoàn toàn hợp lý. Dự án KPI cần có sự tham gia của tất cả các cá nhân trong tổ chức, sự đồng thuận của toàn nhân viên. Tuy nhiên, định hướng của quản lý cấp cao và cách triển khai của các quản lý cấp trung cũng là yếu tố quan trọng tạo nên thành công cho dự án.

Bản chất của KPI là để động viên và khen thưởng một cách chính xác cho những nỗ lực của nhân viên. Để đạt được điều này, nhân viên và quản lý cần có sự trao đổi một cách thẳng thắn và minh bạch về các mục tiêu KPI và xác định những con số đo lường cụ thể. Tránh trường hợp áp đặt từ cấp trên và tuân thủ một cách thụ động từ phía nhân viên.

Với mỗi thời điểm cụ thể, những chỉ tiêu KPI sẽ có sự thay đổi. Nhân viên hoàn toàn có thể là người chủ động yêu cầu hiệu chỉnh nếu cần thiết.

Hy vọng giải đáp của CJS có thể giúp bạn hiểu một cách chính xác về KPI.

Trả lời:

KPI phản ánh mục tiêu của một doanh nghiệp nên cần đạt được tiêu chuẩn SMART như sau:

Specific: tính cụ thể và rõ ràng.

Các chỉ số khi xây dựng cần phải giải thích được 3 khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Chỉ số KPI càng rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

Measurable: khả năng đo lường

Đối với các KPI không đo lường được kết quả thực hiện công việc, việc đánh giá sẽ trở nên cảm tính và không khách quan.

Achievable: có thể đạt được.

Có rất nhiều chỉ số KPI đo lường được nhưng lại không khả thi sẽ tạo nên tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc khi các nhân viên cảm thấy khó đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình.

Realistic: tính thực tế.

Tính thực tế của KPI giúp doanh nghiệp có thể cùng lúc đạt tới các chỉ số đã đề ra và phục vụ cho việc liên kết KPI đến mục tiêu chiến lược doanh nghiệp

Time-bound: có thời hạn chính xác.

Việc đưa ra thời gian chính xác sẽ tạo ra động lực thúc đẩy các nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong thời gian hạn định, đồng thời giảm sức ì của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp

Trả lời:

Chào bạn,

Như chúng ta đã biết, việc xây dựng và bắt tay thực hiện dự án KPI là một quá trình xuyên suốt, cần có sự hợp tác và đồng lòng từ cấp quản lý đến từng nhân viên.

Tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mức độ sẵn sàng của đội ngũ nhân sự mà thời gian triển khai việc đánh giá nhân viên sẽ kéo dài trong bao lâu.

Tuy nhiên, hầu hết các công ty cần có thời gian ít nhất 6 tháng đến 1 năm để tiến hành thử nghiệm và hiệu chỉnh, đảm bảo các KPI phải phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp cũng như công việc của các cá nhân đảm nhận KPI.

Trả lời:

Thông thường các doanh nghiệp có 2 lựa chọn chính:

- Sử dụng chính nhân lực quản lý bên trong công ty

- Lựa chọn một đội ngũ/ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp và có bề dày kinh nghiệm tư vấn cho các công ty cùng ngành

Lựa chọn và các yêu cầu

- Sử dụng chính nhân lực quản lý bên trong công ty:

Cá nhân đảm trách việc thực hiện dự án lâu dài cần đáp ứng được yêu cầu:

+ Cần có khả năng học hỏi nhanh cả những vấn đề phức tạp

+ Am hiểu chuyên sâu về tổ chức và thường xuyên tiếp xúc với các bộ phận, nhân viên của công ty.

+ Vị trí và tiếng nói của cá nhân trong công ty cũng là một yếu tố trọng yếu để đủ thuyết phục các nhân viên tham gia vào dự án.

- Lựa chọn một đội ngũ/ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp và có bề dày kinh nghiệm tư vấn cho các công ty cùng ngành

Ngoài việc công ty quyết định lựa chọn một đơn vị có uy tín và nhiều kinh nghiệm để tư vấn, thì phương án này cần được đảm bảo một góc nhìn khách quan và mức độ am hiểu của đội ngũ tư vấn về ngành nghề doanh nghiệp bạn đang kinh doanh.