Mẫu KPI cho từng phòng ban và cá nhân
Hiện có rất nhiều biểu mẫu và công thức tính KPI cho cá nhân, phòng ban cho công ty – tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh. Sau đây là ví dụ về một số mẫu KPI giúp bạn có cái nhìn sơ lược về thiết lập KPI cho phòng ban và nhân viên của mình.
1. Mẫu KPI cho phòng ban
Khi xác lập KPI phòng ban, cần cân nhắc 2 yếu tố quan trọng:
- Đặc tính chuyên môn của phòng ban: chuyên về nhân sự, marketing, tài chính, hay chăm sóc khách hàng… Điều này sẽ quyết định nội dung các nhóm KPI chính của mỗi phòng ban.
- Vai trò của phòng ban đối với mục tiêu chung: trực tiếp thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng, hay chỉ hỗ trợ / tư vấn góp ý. Điều này giúp xác định trọng số của mỗi nhóm KPI phòng ban.
Tham khảo một số KPI mẫu cho phòng Nhân sự
- Các nhóm chỉ số KPI chính:
◦ Tuyển dụng: chi phí và thời gian trung bình để tuyển dụng mỗi vị trí, số lượng CV nhận được trên mỗi kênh, tỉ lệ các cuộc phỏng vấn được thực hiện trên lượng CV, tỉ lệ nhân viên mới trên toàn bộ nhân sự…
◦ Đào tạo: chi phí đào tạo so với tổng tiền lương, tỉ lệ nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân sự, số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên, chỉ số hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo…
◦ Các chỉ số khác, như: hiệu quả làm việc, mức độ trung thành của nhân viên, lương thưởng, an toàn lao động...
- Trọng số của các nhóm KPI: thay đổi tùy theo mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, công ty đang cần mở rộng quy mô, thì nhóm chỉ số KPI về tuyển dụng sẽ có trọng số cao nhất.
Mẫu KPI cho phòng Nhân sự
Tham khảo một số KPI mẫu cho bộ phận IT
- Các nhóm chỉ số KPI chính:
◦ Chỉ số dành cho công việc hỗ trợ: Tỉ lệ than phiền nội bộ, tỉ lệ số lần xử lý trong lần đầu tiên …
◦ Chỉ số dành cho việc vận hành hệ thống: tỉ lệ thời gian hệ thống down do sự cố, thời gian trung bình để xử lý sự cố, tỉ lệ sự cố lặp lại trên tổng số các sự cố…
◦ Chỉ số tài chính liên quan đến IT: Tỉ lệ chi phí tiết kiệm được nhờ ứng dụng IT, độ chính xác trong thông số chi phí về dịch vụ IT
Lưu ý cân nhắc trong việc lựa chọn KPI để tránh trường hợp sử dụng không hiệu quả, ảnh hưởng đến tâm lý và năng suất nhân viên
2. Mẫu KPI cho cá nhân
Tiêu chí xây dựng KPI cá nhân sẽ có sự khác biệt, tùy theo vị trí của cá nhân trong tổ chức (cấp quản lý, hay chỉ là nhân viên thông thường). Cụ thể:
- KPI cấp trưởng phòng thường từ 10-15 KPIs, và được phân chia từ KPI chiến lược của công ty đưa xuống. Sau đó, những KPI này có thể được chia tiếp xuống cho nhân viên cấp dưới.
- KPI cấp nhân viên thường chỉ từ 3-5 KPIs, và là KPI chuyên môn.
KPI mẫu có thể áp dụng cho 1 số vị trí đặc thù như kế toán, nhân sự…
Tham khảo mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Tài chính Kế toán
|
A |
Mục tiêu cá nhân
Gắn liền với KPI bộ phận |
|
Mục tiêu trong kỳ |
Trọng số |
Kết quả thực hiện |
Tỉ lệ thực hiện |
Kết quả thực hiện tổng hợp |
|||||
|
|
|
|
|
Tháng |
Năm |
ĐVT |
|
|
|
|
10 = 9 / 4 |
11 = 10 x 3 |
|
1 |
Giảm chi phí tồn kho |
60 |
tỉ |
10% |
45.0 |
7.5% |
||||||
|
2 |
Giảm chi phí mua hàng |
97 |
% |
10% |
97.0 |
10.0% |
||||||
|
3 |
Nâng cao năng lực quản lý của phòng |
1 |
người |
15% |
1.0 |
15.0% |
||||||
|
4 |
Xây dựng chuẩn năng lực của phòng |
6 |
người |
10% |
6.0 |
10.0% |
||||||
|
5 |
Hoàn thành các báo cáo tài chính – chính xác và đúng hạn (98%) |
98 |
% |
30% |
98.0 |
30.0% |
||||||
|
6 |
Chi tiêu dòng tiền |
99.0 |
% |
5% |
97.0 |
4.9% |
||||||
|
7 |
Độ chính xác trong dự báo ngân sách |
95 |
% |
10% |
93.0 |
9.8% |
||||||
|
8 |
Mục tiêu đào tạo nhân sự |
10 |
ngày |
10% |
7.0 |
7.0% |
||||||
|
Kết quả mục tiêu cá nhân
|
|
60% |
|
|
|
|
100% |
|
|
94.2% |
56.5% |
|
|
B |
Công việc thường xuyên và thái độ |
|
Tần suất đánh giá |
Trọng số |
Điểm đánh giá (trên 5) |
|
Tỉ lệ thực hiện |
Kết quả thực hiện tổng hợp |
||||
|
|
Ngày |
Tuần |
Tháng |
Quý |
Năm |
|
|
|
10 = 9 / 4 |
11 = 10 x 3 |
||
|
1 |
Kiểm soát số liệu trên hệ thống ERP kịp thời, chính xác |
x |
40% |
5 |
40.0% |
|||||||
|
2 |
Hoạch định chiến lược về tài chính, cân đối dòng tiền |
x |
30% |
4 |
24.0% |
|||||||
|
3 |
Tinh thần chia sẻ, hỗ trợ đồng nghiệp |
x |
30% |
1 |
6.0% |
|||||||
|
Kết quả công việc thường xuyên
|
|
30% |
|
|
|
|
100% |
|
|
70.0% |
21.0% |
|
|
C |
Công việc đột xuất |
|
Tần suất đánh giá |
Trọng số |
Điểm đánh giá (trên 5) |
|
Tỉ lệ thực hiện |
Kết quả thực hiện tổng hợp |
||||
|
|
Ngày |
Tuần |
Tháng |
Quý |
Năm |
|
|
|
10 = 9 / 4 |
11 = 10 x 3 |
||
|
1 |
Xây dựng các quy định liên quan đến phòng ban |
x |
100% |
2 |
40.0% |
|||||||
|
Kết quả công việc đột xuất
|
|
10% |
|
|
|
|
100% |
|
|
40% |
4.0% |
|
|
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc
|
81.5% |
|||||||||||
Kết luận:
Nhìn chung, KPI của từng vị trí, phòng ban sẽ khác nhau, và ở mỗi công ty sẽ khác nhau – tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh. Nhưng dù sử dụng mẫu KPI nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:
- Các biểu mẫu KPI có sẵn chỉ mang tính tham khảo. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần thiết lập chỉ số KPI dựa trên những mục tiêu cụ thể.
- Mọi KPI cần được xây dựng thống nhất, có sự liên kết, hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do đó, việc phân chia KPI cần thực hiện từ trên xuống thông qua các cấp độ: công ty → phòng ban → cấp quản lý → nhân viên.
- KPI cần được xác định cùng với chỉ tiêu cụ thể của từng giai đoạn, cũng như kế hoạch hành động tương ứng.
Cloudjet KPI hiện là giải pháp chiến lược của Cloudjet Solutions giúp các doanh nghiệp xây dựng bộ KPI hoàn chỉnh cho cá nhân và phòng ban, đồng thời cung cấp hệ thống đo lường giúp việc quản lý KPI đơn giản và hiệu quả.
CLOUDJET SOLUTIONS CORP.
Website: www.cloudjetkpi.com
ĐT: (028) 66 808 662 hoặc (028) 665 99 998
Email: [email protected]